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契約書の管理ねえ

企業法務についてのあれこれの雑記」でのエントリを読んで一言。

今の会社も前の会社も、法務部では契約書を管理していませんでした。日々契約書に基づくアクションをするのは各事業部門だということが理由。前職では最初の関西勤務のときと、最後の海外部隊の法務担当だったときと両方で、事業部門側として契約書管理に従事していました。前職の関西の事業所では、支店の地下倉庫で保管していたら、水没したってことがあって、一定年度よりも前の契約書は一切ない、ということがあった。そのころはまだPCとかが発達していなくて、手書きの台帳で管理して、旧いものは外部倉庫で保管で、台帳には件名しか書いていなかったので、必要があると関係がありそうな契約書を倉庫から出してきてとかして、うっかりすると空振りに終わったりするので、結構面倒くさかったのを思い出す。
前職で、本社法務の後で海外部門の法務担当に異動してからは、オリジナルは現地での税務調査等の際に必要なので、各国でそれぞれ管理していた。代わりに、法務側で契約書の契約条件の部分と契約に関する稟議書(契約書の要旨を記載するので一緒にpdf化しているとさらに便利)を、ハードコピーとpdf(製本とかしていてpdfにしにくいものは例外でハードコピーのみの管理ということもあった)で管理していた。一覧表をエクセルで作って、該当契約書に関する記載とpdfファイルとリンクを貼る形にしていた。

こういうのは他人任せにするよりも法務でやったほうが漏れが減って確実なのは確か。習慣づけておくとそれほど苦にならない(フィーダーとかで自動処理できると尚負担感は減る)。一覧表からコピーででも、内容が辿れる形になっていると便利というのが実感。pdfにOCRをかましてというのは憧れたけど、OCRへの予算とか性能の問題とか、文書のやり取りがFAXとかもありでOCRに耐えるクオリティがなかったりしたので、現実的には無理だった。

文書管理ソフトとかを入れていると(今の職場では全社で入っている)、うまく使うとライセンス契約の期限管理とかもできるのだけど(期限前にreminderが電子メールで自動発送できたりするらしい)、データ化の手間が障害となっている。事業部門管理なので、法務から号令もかけにくいなあ、というところもある(ついでに言うと文書管理一般は法務の管轄外なので、余計に手間が…(爆))。手近に目に見えるご利益があると言い易いのだが…。

旧いものを入れるとか言い出すと手間で、手間の割りにご利益がないし、複雑なことをすると、仕組みが維持できないから、pdf化+excel一覧表でリンクという程度から始めるのがお手ごろではないかと思ったりする。

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継続は力なりってなもんで

kataさん、どうもです。
持続してご利益が見えるようになると、機能充実のための費用とか労力投入がしやすくなると思います。
そのためには、持続することが一番でしょう、きっと。
それでは。

同感です

出だしで欲張らずに、無理なく持続可能なレベルに抑えておくのは大切ですよね。
秘訣といっても過言ではないと思います。
(偉い人にはそれがわからんのd(ry
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