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質問:契約書原本の保管義務期間

知財渉外にて、のsenri4000さんから、法務の人宛の質問なので、とりあえず答えを考えてみることにする。

で、法務の皆様に質問。日本の会社的には、契約書は原本にサインされたものを保有しておくのが必須なんでしょうか? pdfサインでも構わないでしょうか? どちらの場合でも、根拠とともにご教示頂けると大変ありがたいんですが・・・。



(追記:以下、質問の内容を誤読(「保有」を「保管」と空目してしまった。)して書いており、その旨訂正してお詫びする。詳細はコメント欄をご覧あれ。エントリごと消そうかと思ったが、一応残しておきます。ああ、恥ずかしい(汗))

おそらくプラクティカルには、永久保管を推奨(ただし、どこかの時点で電子化もアリ)ということになるのではないかと思う。不法行為も含めた時効(20年)とかを考えるとそういう話になると思うが、それってやったほうが良いと言う話であって、義務ではない。となると、義務は…?ということで調べ始めることにする。

まず思い当たるのは税法なのだが、とっかかりとしては、困ったときのgoogle頼みで「税法 契約書 保管」と入れてみると、次のところに行き当たった。

会社文書の保存年限一覧

これによると契約書は7年間の保管が義務付けられていて、根拠は法人税法らしい。何をどう調べたのかよく分からないので、どこまで信頼して良いのか疑問は残るものの、この記載を見る限りは、他の根拠はなさそう。とりあえず、他にはないものと考えて、法人税法での規定を追いかけることにする。

税金のfinal answer?はtax answerでしょうということで、key word searchに tax answerと追加でgoogleに入れると、tax answerのところが出る。(根拠条文については下のほうにずらっと出ている:法法126、150の2、法規59、67、平20.4.15財務省告示140号による一部改正後平10.3.31大蔵省告示136号、電子帳簿保存法1~6、9、10、電子帳簿保存法施行規則1、3、4、8)

tax answerの記載につき、関係のありそうなところを抜くと次のとおり。一部強調、改行位置変更および省略してます。

1 帳簿書類等の保存期間

  法人は、帳簿を備え付けてその取引を記帳するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければなりません。
(後略)

(注) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

2 帳簿書類の保存方法
(1)  原則的な保存方法
  帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
  したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

(2) 6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法(略)
 
(3)  電磁的記録による保存方法(略)

(4)  一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法
  保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。
(イ 省略)
 ロ  取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除きます)
(後略)

(5)  電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存(略)



ここからすると、契約書についてはペーパーレスで作らない限りは(記載は略したけど2(3)に該当するケースなどがあるけど、元の質問は紙に打ち出してサインするのが前提になっているので、該当しないだろう)、スキャナでの保管はダメそう。金額を3万円未満に分割して…というところですり抜けるのは面白いだけになりそう。期間については、作成または受領から7年間ということになる。

ただし、2(2)の例外で7年のうち最後2年は一定の条件を満たせばマイクロフィルムで保管が可能とある。マイクロフィルムで保管するのとpdfで保管するのとで、法的効果に違いを生じさせる理由が正直よく分からない。

…という感じで良いでしょうか?>senri4000さま





財務省・大蔵省告示は見つけられなかったのだけど(見つけられないようなものがここでの根拠として上がっているのは、若干違和感があるが…)、一応根拠条文として上で上げられているものは貼って置く。長いだけになっていて、申し訳ありません。copy & pasteしただけで内容は精査していません。あしからず。

法人税法
第百二十六条  第百二十一条第一項(青色申告)の承認を受けている内国法人は、財務省令で定めるところにより、帳簿書類を備え付けてこれにその取引を記録し、かつ、当該帳簿書類を保存しなければならない。
 納税地の所轄税務署長は、必要があると認めるときは、第百二十一条第一項の承認を受けている内国法人に対し、前項に規定する帳簿書類について必要な指示をすることができる。
 
第百五十条の二   普通法人、協同組合等並びに収益事業を行う公益法人等及び人格のない社団等(青色申告書を提出することにつき税務署長の承認を受けているもの及び連結法人 を除く。次項において「普通法人等」という。)は、財務省令で定めるところにより、帳簿を備え付けてこれにその取引を財務省令で定める簡易な方法により記 録し、かつ、当該帳簿(当該取引に関して作成し、又は受領した書類及び決算に関して作成した書類で財務省令で定めるものを含む。次項において同じ。)を保 存しなければならない。
 国税庁、国税局又は税務署の当該職員は、普通法人等の法人税に関する調査に際しては、前項の帳簿を検査するものとする。ただし、当該帳簿の検査を困難とする事情があるときは、この限りでない。
 
法人税法施行規則
第五十九条  青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る法施行地内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人(次項に規定するものを除く。)の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
 取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
 前項の期間は、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月(法第七十五条の二(確定申告書の提出期限の延長の特例)の規定の適用を受けている場合には二月にその延長に係る月数の期間を加えた期間とし、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には一月とする。以下この項において同じ。)を経過した日から、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日から、起算する。
 第一項各号に掲げる帳簿書類のうち次の表の各号の上欄に掲げるものについての当該各号の中欄に掲げる期間における同項の規定による保存については、当該各号の下欄に掲げる方法によることができる。
一 第一項第三号に掲げる書類(帳簿代用書類に該当するものを除く。)のうち国税庁長官が定めるもの 前項に規定する起算の日以後三年を経過した日から当該起算の日以後五年を経過する日までの期間 財務大臣の定める方法
二 第一項各号に掲げる帳簿書類 前項に規定する起算の日から五年を経過した日以後の期間 財務大臣の定める方法

 前項の表の第一号の上欄に規定する帳簿代用書類とは、第一項第三号に掲げる書類のうち、別表二十一に定める記載事項の全部又は一部の帳簿への記載に代えて当該記載事項が記載されている書類を整理し、その整理されたものを保存している場合における当該書類をいう。

第六十七条  法第百五十条の二第一項(帳簿書類の備付け等)に規定する財務省令で定める書類は、次に掲げる書類とする。
 前条第一項に規定する取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
 普通法人等は、前条第一項に規定する帳簿及び前項各号に掲げる書類を整理し、七年間、これを納税地(同項第一号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る法施行地内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
 第五十九条第二項(帳簿書類の整理保存)の規定は前項の期間について、同条第三項及び第四項の規定は前項の規定による保存について、それぞれ準用する。この場合において、同条第二項中「前項」とあるのは「第六十七条第二項」と、同条第三項中「第一項各号に掲げる帳簿書類」とあるのは「第六十七条第二項に規定する帳簿及び書類」と、「第一項第三号」とあるのは「第六十七条第一項第一号」と、同条第四項中「第一項第三号」とあるのは「第六十七条第一項第一号」と、「別表二十一に定める記載事項」とあるのは「別表二十三の区分の欄に掲げる事項」と、「当該記載事項」とあるのは「当該事項」と読み替えるものとする。
 外国法人に対する前三項の規定の適用については、第一項第二号中「貸借対照表及び損益計算書」とあるのは「国内において行う事業又は国内にある資産に係る貸借対照表及び損益計算書(国内及び国外の双方にわたつて事業を行う外国法人にあつては、当該貸借対照表及び損益計算書のほか、当該事業全体に係る貸借対照表及び損益計算書とする。)」と、「書類」とあるのは「書類で国内源泉所得に係る所得に影響を及ぼすもの」と、第二項中「普通法人等」とあるのは「外国法人」と、「書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る法施行地内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない」とあるのは「書類のうち同号の取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるもの(以下この項において「事務所等」という。)の所在地に保存することがその外国法人が行う事業の内容及び実態等に照らして合理的と認められるものについては、当該取引に係る事務所等の所在地)に保存しなければならない。この場合において、前条第一項に規定する帳簿又は前項第二号に掲げる書類のうち納税地に保存することを困難とする相当の理由があると認められるものについては、当該帳簿又は当該書類の写しを納税地に保存していることをもつて当該帳簿又は当該書類を納税地に保存しているものとみなす」とする。


電子帳簿保存法
(趣旨)
第一条  この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法 (昭和四十年法律第三十三号)、法人税法 (昭和四十年法律第三十四号)その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。

(定義)
第二条  この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
一  国税 国税通則法 (昭和三十七年法律第六十六号)第二条第一号 (定義)に規定する国税をいう。
二  国税関係帳簿書類 国税関係帳簿(国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿(輸入品に対する内国消費税の徴収等に関する法律 (昭和三十年法律第三十七号)第十六条第九項 (保税工場等において保税作業をする場合等の内国消費税の特例)に規定する帳簿を除く。)をいう。以下同じ。)又は国税関係書類(国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいう。以下同じ。)をいう。
三  電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式(第六号において「電磁的方式」という。)で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
四  保存義務者 国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている者をいう。
五  納税地等 保存義務者が、国税関係帳簿書類に係る国税の納税者(国税通則法第二条第五号 に規定する納税者をいう。以下この号において同じ。)である場合には当該国税の納税地をいい、国税関係帳簿書類に係る国税の納税者でない場合には当該国税関係帳簿書類に係る対応業務(国税に関する法律の規定により業務に関して国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている場合における当該業務をいう。)を行う事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地をいう。
六  電子取引 取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
七  電子計算機出力マイクロフィルム 電子計算機を用いて電磁的記録を出力することにより作成するマイクロフィルムをいう。

(他の国税に関する法律との関係)
第三条  国税関係帳簿書類の備付け又は保存及び国税関係書類以外の書類の保存については、他の国税に関する法律に定めるもののほか、この法律の定めるところによる。

(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)
第四条  保存義務者は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、納税地等の所轄税務署長(財務省令で定める場合にあっては、納税地等の所轄税関長。以下「所轄税務署長等」という。)の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。
2  保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
3  前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

(国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等)
第五条  保存義務者は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。
2  保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
3  前条第一項又は第二項の承認を受けている保存義務者は、財務省令で定める場合において、当該承認を受けている国税関係帳簿書類の全部又は一部について所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の保存に代えることができる。

(電磁的記録による保存等の承認の申請等)
第六条  保存義務者は、第四条第一項の承認を受けようとする場合には、当該承認を受けようとする国税関係帳簿の備付けを開始する日(当該国税関係帳簿が二以上ある場合において、その備付けを開始する日が異なるときは、最初に到来する備付けを開始する日。第五項第一号において同じ。)の三月前の日までに、当該国税関係帳簿の種類、当該国税関係帳簿の作成に使用する電子計算機及びプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。次項において同じ。)の概要その他財務省令で定める事項を記載した申請書に財務省令で定める書類を添付して、これを所轄税務署長等に提出しなければならない。ただし、新たに設立された法人(法人税法第二条第八号 (定義)に規定する人格のない社団等を含む。次項において同じ。)が、当該承認を受けようとする場合において、当該承認を受けようとする国税関係帳簿の全部又は一部が、その設立の日から同日以後六月を経過する日までの間に備付けを開始する国税関係帳簿であるときは、設立の日以後三月を経過する日までに、当該申請書を所轄税務署長等に提出することができる。
2  保存義務者は、第四条第二項又は第三項の承認を受けようとする場合には、当該承認を受けようとする国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代える日(当該国税関係書類が二以上ある場合において、その代える日が異なるときは、最初に到来する代える日。第五項第二号において同じ。)の三月前の日までに、当該国税関係書類の種類、同条第二項の承認を受けようとする場合にあっては当該国税関係書類の作成に使用する電子計算機及びプログラムの概要、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては当該国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置の概要、その他財務省令で定める事項を記載した申請書に財務省令で定める書類を添付して、これを所轄税務署長等に提出しなければならない。ただし、新たに設立された法人が、同条第二項又は第三項の承認を受けようとする場合において、当該承認を受けようとする国税関係書類の全部又は一部が、その設立の日から同日以後六月を経過する日までの間に当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えるものであるときは、設立の日以後三月を経過する日までに、当該申請書を所轄税務署長等に提出することができる。
3  所轄税務署長等は、第一項又は前項の申請書の提出があった場合において、当該申請書に係る国税関係帳簿書類の全部又は一部につき次の各号のいずれかに該当する事実があるときは、その該当する事実がある国税関係帳簿書類について、その申請を却下することができる。
一  次条第一項の規定による届出書が提出され、又は第八条第二項の規定による通知を受けた国税関係帳簿書類であって、当該届出書が提出され、又は当該通知を受けた日以後一年以内にその申請書が提出されたこと。
二  その電磁的記録の備付け又は保存が、第四条各項に規定する財務省令で定めるところに従って行われないと認められる相当の理由があること。
4  所轄税務署長等は、第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、その申請につき承認又は却下の処分をするときは、その申請をした者に対し、書面によりその旨を通知する。この場合において、却下の処分の通知をするときは、その理由を記載しなければならない。
5  第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がなかったときは、同日においてその承認があったものとみなす。
一  当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合(第三号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日
二  当該申請書が国税関係書類に係るものである場合(次号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代える日の前日
三  当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたものである場合 その提出の日から三月を経過する日
6  保存義務者は、第四条各項のいずれかの承認を受けようとする国税関係帳簿書類につき、所轄税務署長等のほかに第一項又は第二項の申請書の提出に当たり便宜とする税務署長(以下この項において「所轄外税務署長」という。)がある場合において、当該所轄外税務署長がその便宜とする事情について相当の理由があると認めたときは、財務省令で定めるところにより、当該所轄外税務署長を経由して、当該申請書を当該所轄税務署長等に提出することができる。この場合において、当該申請書が所轄外税務署長に受理されたときは、当該申請書は、その受理された日に所轄税務署長等に提出されたものとみなす。

(電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等の承認に対する準用)
第九条  前三条の規定は、第五条各項の承認について準用する。この場合において、第六条第一項中「第四条第一項の承認を受けようとする場合には」とあるのは「前条第一項の承認を受けようとする場合にあっては」と、「三月前の日までに」とあるのは「三月前の日までに、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては、当該承認を受けようとする第四条第一項の承認を受けている国税関係帳簿について、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代える日(当該国税関係帳簿が二以上ある場合において、その代える日が異なるときは、最初に到来する代える日。第五項第一号において同じ。)の三月前の日までに」と、「が、当該承認」とあるのは「が、前条第一項の承認」と、同条第二項中「第四条第二項又は第三項の承認を受けようとする場合には」とあるのは「前条第二項の承認を受けようとする場合にあっては」と、「電磁的記録の」とあるのは「電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる」と、「三月前の日までに」とあるのは「三月前の日までに、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては、当該承認を受けようとする第四条第二項の承認を受けている国税関係書類について、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代える日(当該国税関係書類が二以上ある場合において、その代える日が異なるときは、最初に到来する代える日。第五項第二号において同じ。)の三月前の日までに」と、「種類、同条第二項の承認を受けようとする場合にあっては」とあるのは「種類、」と、「概要、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては当該国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置の概要、」とあるのは「概要」と、「同条第二項又は第三項」とあるのは「前条第二項」と、同条第三項第二号中「保存」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、「第四条各項」とあるのは「前条各項」と、同条第五項中「前日」とあるのは「前日(当該申請書が前条第三項の承認を受けようとするものである場合には、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代える日の前日)」と、「電磁的記録の」とあるのは「電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる」と、同条第六項中「第四条各項」とあるのは「前条各項」と、第七条第一項中「第四条各項」とあるのは「第五条各項」と、「電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムに係る承認済国税関係帳簿書類」と、「第四条第一項」とあるのは「第五条第一項」と、「及び保存」とあるのは「及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、「の保存」とあるのは「の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、同条第二項中「第四条各項」とあるのは「第五条各項」と、「電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムに係る承認済国税関係帳簿書類」と、前条第一項中「電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムに係る承認済国税関係帳簿書類」と、「保存」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、「第四条各項」とあるのは「第五条各項」と読み替えるものとする。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)
第十条  所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

電子帳簿保存法施行規則
(定義)
第一条  この省令において、「国税」、「国税関係帳簿書類」、「電磁的記録」、「保存義務者」、「納税地等」、「電子取引」又は「電子計算機出力マイクロフィルム」とは、それぞれ電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 (平成十年法律第二十五号。以下「法」という。)第二条 に規定する国税、国税関係帳簿書類、電磁的記録、保存義務者、納税地等、電子取引又は電子計算機出力マイクロフィルムをいう。
2  この省令において、「電子計算機処理」とは、電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。

(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)
第三条  法第四条第一項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をしなければならない。
一  当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に、次に掲げる要件を満たす電子計算機処理システム(電子計算機処理に関するシステムをいう。以下同じ。)を使用すること。
イ 当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。
ロ 当該国税関係帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること。
二  当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係帳簿に関連する国税関係帳簿(以下この号において「関連国税関係帳簿」という。)の記録事項(当該関連国税関係帳簿が、法第四条第一項 又は第五条第一項 若しくは第三項 の承認を受けているものである場合には、当該関連国税関係帳簿に係る電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムの記録事項)との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと。
三  当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に併せて、次に掲げる書類(当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラム(法第六条第一項 に規定するプログラムをいう。以下この条及び第五条第二項において同じ。)以外のプログラムを使用する場合にはイ及びロに掲げる書類を除くものとし、当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理を他の者(当該電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラムを使用する者を除く。)に委託している場合にはハに掲げる書類を除くものとする。)の備付けを行うこと。
イ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類
ロ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類
ハ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの操作説明書
ニ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類)
四  当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。
五  当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を確保しておくこと。
イ 取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目(以下この号において「記録項目」という。)を検索の条件として設定することができること。
ロ 日付け又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
ハ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。
2  前項(第一号、第二号及び第五号ハに係る部分を除く。)の規定は、法第四条第二項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類(法第二条第二号 に規定する国税関係書類をいう。以下同じ。)に係る電磁的記録の保存について準用する。この場合において、前項第五号イ中「、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目」とあるのは「その他の日付け」と、同号ロ中「日付け又は金額」とあるのは「日付け」と読み替えるものとする。
3  法第四条第三項 に規定する財務省令で定める書類は、国税関係書類のうち、次に掲げる書類とする。
一  棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
二  取引に関して、相手から受け取った契約書、領収書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し(契約金額の記載のある契約書又は金銭若しくは有価証券の受取書で、その記載された契約金額又は受取金額が三万円未満のものを除く。)
4  法第四条第三項 に規定する財務省令で定める装置は、スキャナ(原稿台と一体となったものに限る。次項において「スキャナ」という。)とする。
5  法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存をしなければならない。
一  次に掲げるいずれかの方法により入力すること。
イ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。
ロ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと(当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めており、かつ、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項に関連する国税関係帳簿が、法第四条第一項 又は第五条第一項 の承認を受けたものである場合に限る。)。
二  前号の入力に当たっては、次に掲げる要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
イ スキャナ(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を使用する電子計算機処理システムであること。
(1) 解像度が、日本工業規格(工業標準化法 (昭和二十四年法律第百八十五号)第十七条第一項 (日本工業規格)に規定する日本工業規格をいう。以下この項及び次条第一項第四号において同じ。)Z六〇一六の四・一・一に規定する一般文書の変換時の解像度である一ミリメートル当たり八ドット以上で読み取るものであること。
(2) 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ二百五十六階調以上で読み取るものであること。
ロ 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に、当該入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名(認定認証事業者(電子署名及び認証業務に関する法律 (平成十二年法律第百二号)第四条第一項 (認定)の認定を受けた者をいう。以下この号において同じ。)により同法第二条第三項 (定義)に規定する特定認証業務が行われる同条第一項 に規定する電子署名又は商業登記法 (昭和三十八年法律第百二十五号)第十二条の二第一項第一号 (電磁的記録の作成者を示す措置の確認に必要な事項等の証明)に規定する措置で次に掲げる要件を満たすものに限る。以下この号及び第八条において同じ。)を行うこと。
(1) 当該電子署名を行った日が当該電子署名に係る電子証明書(利用者が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項が当該利用者に係るものであることを証明するために作成する電磁的記録をいう。以下この号において同じ。)の有効期間又は商業登記法第十二条の二第一項第二号 の期間内であること。
(2) 当該電子署名が、電子証明書の有効期間内において、利用者から電子証明書の失効の請求があったものであること、電子証明書に記録された事項に事実と異なるものが発見されたものであることその他これらに類する事由に該当しないこと。
(3) (1)及び(2)について、当該国税関係書類の保存期間(国税に関する法律の規定により国税関係書類の保存をしなければならないこととされている期間をいう。以下この号において同じ。)を通じ、認定認証事業者又は商業登記法第十二条の二第五項 に規定する登記官に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。
(4) 課税期間(国税通則法 (昭和三十七年法律第六十六号)第二条第九号 (定義)に規定する課税期間をいう。以下この号において同じ。)中の任意の期間を指定し、当該期間内に行った電子署名について、一括して検証することができること。
ハ 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に、電子署名が行われている当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項に財団法人日本データ通信協会(昭和四十八年十二月十日に財団法人日本データ通信協会という名称で設立された法人をいう。)が認定する業務に係るタイムスタンプ(次に掲げる要件を満たすものに限る。以下この号及び第八条において「タイムスタンプ」という。)を付すこと。
(1) 当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。
(2) 課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。
ニ 当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度、階調及び当該国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること。
ホ 当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。
三  当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項(当該国税関係帳簿が、法第四条第一項 又は第五条第一項 若しくは第三項 の承認を受けているものである場合には、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムの記録事項)との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと。
四  当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、映像面の最大径が三十五センチメートル以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をカラーディスプレイの画面及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくこと。
イ 整然とした形式であること。
ロ 当該国税関係書類と同程度に明りょうであること。
ハ 拡大又は縮小して出力することが可能であること。
ニ 国税庁長官が定めるところにより日本工業規格Z八三〇五に規定する四ポイントの大きさの文字を認識することができること。
五  第一項第三号及び第五号の規定は、法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存について準用する。この場合において、同号イ中「、勘定科目」とあるのは、「その他の日付け」と読み替えるものとする。
6  法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、国税関係書類のうち国税庁長官が定める書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する場合には、前項第一号及び第二号ハに掲げる要件にかかわらず、当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限る。)の備付けを行うことにより、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をすることができる。

(国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等)
第四条  法第五条第一項 の承認を受けている保存義務者は、前条第一項各号に掲げる要件及び次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をしなければならない。
一  当該電子計算機出力マイクロフィルムの保存に併せて、次に掲げる書類の備付けを行うこと。
イ 当該電子計算機出力マイクロフィルムの作成及び保存に関する事務手続を明らかにした書類
ロ 次に掲げる事項が記載された書類
(1) 保存義務者(保存義務者が法人である場合には、当該法人の国税関係帳簿の保存に関する事務の責任者である者)の当該国税関係帳簿に係る電磁的記録(前条第一項第一号イ及びロに規定する事実及び内容に係るものを含む。)が真正に出力され、当該電子計算機出力マイクロフィルムが作成された旨を証する記載及び記名押印
(2) 当該電子計算機出力マイクロフィルムの作成責任者の記名押印
(3) 当該電子計算機出力マイクロフィルムの作成年月日
二  当該電子計算機出力マイクロフィルムの保存に併せて、国税関係帳簿の種類、取引年月日その他の日付け及び勘定科目(勘定科目が主要な記録項目でない国税関係帳簿にあっては、勘定科目を除く。)を特定することによりこれらに対応する電子計算機出力マイクロフィルムを探し出すことができる索引簿の備付けを行うこと。
三  当該電子計算機出力マイクロフィルムごとの記録事項の索引を当該索引に係る電子計算機出力マイクロフィルムに出力しておくこと。
四  当該電子計算機出力マイクロフィルムの保存をする場所に、日本工業規格B七一八六に規定する基準を満たすマイクロフィルムリーダプリンタ及びその操作説明書を備え付け、当該電子計算機出力マイクロフィルムの内容を当該マイクロフィルムリーダプリンタの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。
五  当該国税関係帳簿の保存期間(国税に関する法律の規定により国税関係帳簿の保存をしなければならないこととされている期間をいう。)の初日から当該国税関係帳簿に係る国税の国税通則法第二条第七号 (定義)に規定する法定申告期限(当該法定申告期限のない国税に係る国税関係帳簿については、当該国税の同条第八号 に規定する法定納期限)後三年を経過する日までの間(当該保存義務者が当該国税関係帳簿に係る国税の納税者(同条第五号 に規定する納税者をいう。)でない場合には、当該保存義務者が当該納税者であるとした場合における当該期間に相当する期間)、当該電子計算機出力マイクロフィルムの保存に併せて前条第一項第四号及び第五号に掲げる要件に従って当該電子計算機出力マイクロフィルムに係る電磁的記録の保存をし、又は当該電子計算機出力マイクロフィルムの記録事項の検索をすることができる機能(同号に規定する機能に相当するものに限る。)を確保しておくこと。
2  前条第一項(第三号に係る部分に限る。)及び前項(各号に係る部分に限る。)の規定は、法第五条第二項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存について準用する。この場合において、前項第二号中「国税関係帳簿の種類、取引年月日その他の日付け及び勘定科目(勘定科目が主要な記録項目でない国税関係帳簿にあっては、勘定科目を除く。)」とあるのは「国税関係書類の種類及び取引年月日その他の日付け」と、同項第五号中「前条第一項第四号」とあるのは「前条第二項において準用する同条第一項第四号」と読み替えるものとする。
3  法第五条第三項 に規定する財務省令で定める場合は、次に掲げる場合とする。
一  法第四条第一項 又は第二項 の承認を受けている国税関係帳簿書類の全部又は一部について、その保存期間(国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている期間をいう。以下この項において同じ。)のうち法第九条 において準用する法第六条第一項 又は第二項 の申請書に記載することにより当該国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の保存をする期間としてあらかじめ特定する期間が経過した日以後の期間(電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代えようとする日以後の期間に限る。)につき電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代えようとする場合
二  法第四条第一項 又は第二項 の承認を受けている国税関係帳簿書類の全部又は一部について、その保存期間の全期間(電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代えようとする日以後の期間に限る。)につき電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代えようとする場合
4  第一項及び第二項の規定は、法第五条第三項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存について準用する。

(電磁的記録による保存等の承認に係る変更)
第六条  法第七条第一項 に規定する保存義務者は、同項 に規定する電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類の全部又は一部について、法第四条第一項 に規定する電磁的記録の備付け及び保存又は同条第二項 若しくは第三項 に規定する電磁的記録の保存をやめようとする場合には、あらかじめ、次に掲げる事項を記載した法第七条第一項 の届出書を所轄税務署長等に提出しなければならない。
一  届出者の氏名又は名称及び住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地
二  届出に係る国税関係帳簿書類の保存場所及び納税地等
三  届出に係る国税関係帳簿書類について法第四条 各項のいずれかの承認を受けた年月日又は当該承認があったものとみなされた年月日
四  電磁的記録による備付け及び保存をやめようとする国税関係帳簿又は電磁的記録による保存をやめようとする国税関係書類の種類及びそのやめようとする理由
五  その他参考となるべき事項
2  法第七条第二項 に規定する保存義務者は、同項 に規定する申請書に記載した事項(国税関係帳簿書類の種類を除く。)の変更をしようとする場合には、あらかじめ、その旨及び次に掲げる事項を記載した同項 の届出書を所轄税務署長等に提出しなければならない。この場合において、当該変更が当該申請書に添付した書類に係るものであるときは、当該書類に当該変更をしようとする内容を記入して、当該届出書に添付するものとする。
一  届出者の氏名又は名称及び住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地
二  届出に係る国税関係帳簿書類の保存場所及び納税地等
三  届出に係る国税関係帳簿書類について法第四条 各項のいずれかの承認を受けた年月日又は当該承認があったものとみなされた年月日
四  変更をしようとする事項及び当該変更の内容
五  その他参考となるべき事項


(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)
第八条  法第十条 に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条 ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号及び第五項第五号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一  当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項に電子署名を行い、かつ、当該電子署名が行われている電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すこと。
二  当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
2  法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明りょうな状態で出力しなければならない。
3  法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の電子計算機出力マイクロフィルムの保存をする保存義務者は、当該電子計算機出力マイクロフィルムを、第一項に規定する場所に、同項に規定する期間、第四条第二項において準用する同条第一項第一号(同号ロに係る部分に限る。)から第四号までに掲げる要件に従って保存しなければならない。


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原本大好き…なるほど。

bouさん、はじめまして。コメントありがとうございます。
電子系の話は、どうしても、法務省とかが悩んでいるうちに、テクノロジーが先に言ってしまうので、難しいですよね。
実際そういうのはしたことがないですが、今後は考える必要が出てくるんでしょうね。
ともあれ、今後とも宜しくお願いいたします。

以前、、、

はじめまして。いつも参考にさせていただいているとある法務屋さんのbouです。

以前、やろうとしたんです、電子化。

本文に記載されている法律の保存方法だと、jpgでカラーで、、、などと電子情報の時代遅れの要件を突きつけられたあげく、電子スタンプを付ける、というようなことも要求されております。

ここで、法務的視点として、証拠性は?というと、裁判所は原本が大好きですから、電子メールは証拠性が(意外と安易に?)認められても、電子化したブツは証拠性を認めないんじゃないだろうかと弁護士と話していました。

電子スタンプはいいにしても、もう少しこの辺りが簡易な要件になってくれると本当に助かりますよね。

No title

senri4000様

いやはや、すいません。思いっきり、こちらのボケというか誤読です。申し訳ないです。

お書きいただいた点については、主張自体はかまわないと思います。

日本法下ではもともと諾成契約(例外もありますが、今回のケースでは該当しないものと思います)ですから、書面はなくたって、契約の成立は妨げられないくらいですし。書面化するのは、いかなる合意をしたのか、確認しやすくするため、ではありますが、合意の立証の手段という話であって、合意それ自体は妨げないかと。

同じ内容の別々の書面にサインしていれば、サインが偽造という話は別にすれば、同じ内容に双方拘束される意思があるという議論は十分できるはずですから。

…という感じだと思います。
お手数をかけてすいません(滝汗)。

保管義務期間?

丁寧にエントリーしていただきありがとうございます。
どうも私の書き方が言葉足らずだったのか、究極的にそういうところに行ってしまうのか不明なのですが、じつはお聞きしたかったのは、

PDFにサインしてスキャンしてさらにPDFにして送付

サイン付きPDFにカウンターサインし、スキャンしてPDFにして返送

このようなサインをすること自体が、ちゃんと契約として成立していると言えるのだろうか?と思ったわけです。だって、両者サインというのが厳密に言えばどこにもないですよね?これ。どっちもコピーでしかないわけで。

日本はわりと原本性にこだわるのでこんなのでは契約しましたと言えないのではと思った次第です。

でも、それって、契約書が写しかないけど契約しましたって主張していいかというところに結局は帰着するでしょ?という話なのかな。
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